Privatlivs- og persondatapolitik

I denne politik beskrives, hvordan Det Kgl. Bibliotek (herefter ”Det Kgl. Bibliotek” eller ”vi”) indsamler og bruger de personoplysninger, som du efterlader dig og/eller afgiver, når du besøger os digitalt på vores hjemmeside og anvender de forskellige services og funktioner, som vi tilbyder på hjemmesiden, samt når du opholder dig på et af Det Kgl. Biblioteks adresser eller betjeningssteder og anvender de forskellige services og funktioner, som vi udbyder.

1. Indsamling af personoplysninger

2. Brug af personoplysninger, formål og behandlingsgrundlag

3. Samtykke

4. Sikkerhed

5. Dine rettigheder

6. Links til andre hjemmesider

7. Sociale medier

8. Ændringer af privatlivs- og persondatapolitikken

9. Kontakt

1. Indsamling af personoplysninger

I forbindelse med besøg på Det Kgl. Biblioteks internet domæner og web-tjenester, herunder men ikke begrænset til www.kb.dk og www.statsbiblioteket.dk, indsamles der oplysninger i cookies. Det drejer sig om følgende oplysninger, som fremkommer i dit elektroniske spor på hjemmesiden: hvilke sider du besøger, hvilken browser du anvender, den IP-adresse du anvender og eventuelt brugernavn, som du logger ind med på den serveren du bruger.

I forbindelse med fysisk besøg på Bibliotekets adresser og betjeningssteder indsamles der oplysninger i forbindelse med tv-overvågning af sikkerhedsmæssige hensyn og i overensstemmelse med lov om tv-overvågning, samt fotos og/eller video ved arrangementer på Biblioteket.

Vi informerer dig altid, før vi indsamler dine personoplysninger. Bemærk, at visse personoplysninger er nødvendige at indsamle for at du kan anvende hjemmesidens funktioner eller gøre brug af vores fysiske materialer og deltage i arrangementer. Det vil fremgå af de relevante formularer, om afgivelse af personoplysningerne er obligatorisk eller valgfri. Hvis afgivelse af personoplysningerne er obligatorisk, vil det pågældende felt være markeret med en stjerne (*). Hvis du vælger ikke at afgive de pågældende personoplysninger, kan du muligvis ikke benytte den ønskede funktion. For eksempel har vi brug for dine kontaktoplysninger for at kunne besvare en henvendelse fra dig.

Hvis du afgiver personoplysninger om andre end dig selv, opfordrer vi dig til først at indhente samtykke fra disse personer til afgivelse af oplysningerne.

2. Brug af personoplysninger, formål og behandlingsgrundlag

Vi indsamler og bruger personoplysninger i forbindelse med de funktioner og for-mål, der er beskrevet nedenfor. Vi kan også behandle dine personoplysninger til andre formål, hvis vi er berettigede eller forpligtede til det efter lovgivningen (for eksempel i relation til statens sikkerhed).

Indsamling til abonnement på nyhedsbreve

Hvis du ønsker at abonnere på nyhedsbreve fra Det Kgl. Bibliotek beder vi om dit samtykke til behandling af dit navn og din e-mail adresse. Oplysningerne anvendes ikke til andre formål. Nogle gange anvender vi tredjeparter til fremsendelse af nyhedsbreve og sådanne tredjeparter vil alene få overladt dine personoplysninger som databehandler for Det Kgl. Bibliotek.

Indsamling til medlemskab af Diamantklubben

Hvis du ønsker et medlemskab til Diamantklubben beder vi om dit samtykke til behandling af dit navn og din e-mail adresse. Oplysningerne anvendes ikke til andre formål. Nogle gange anvender vi tredjeparter som databehandleren og disse vil alene få overladt dine personoplysninger som databehandler for Det Kgl. Bibliotek.

Indsamling til medlemskab af Students Only!

Hvis du ønsker et medlemskab til Students Only! beder vi om dit samtykke til behandling af dit navn, din e-mail adresse og tilhørsforhold til uddannelsesinstitution. Oplysningerne anvendes ikke til andre formål. Nogle gange anvender vi tredjeparter som databehandleren og disse vil alene få overladt dine personoplysninger som databehandler for Det Kgl. Bibliotek.

Indsamling ved køb af billetter og/eller tilmelding til arrangementer

Hvis du ønsker at deltage i betalingsarrangementer på Det Kgl. Bibliotek behandler vi personoplysninger som led i købskontrakten, herunder dit navn, din e-mail adresse, adresse, betalingsform. Oplysningerne anvendes ikke til andre formål og slettes automatisk. Nogle gange anvender vi tredjeparter som databehandleren og disse vil alene få overladt dine personoplysninger som databehandler for Det Kgl. Bibliotek. I forbindelse med betaling videregiver vi personoplysninger de tredjeparter som er nødvendige for at betalingen gennemføres.

Indsamling ved køb i webshop

Hvis du ønsker at købe varer i Det Kgl. Bibliotek webshop behandler vi personoplysninger som led i købskontrakten, herunder dit navn, din e-mail adresse, adresse, telefonnummer, betalingsform (og fødselsår ved medlemskab i Diamantklubben). Oplysningerne anvendes ikke til andre formål og slettes automatisk (senest efter 5 år, eller når oplysningerne ikke længere er nødvendige). Nogle gange anvender vi tredjeparter som databehandleren og disse vil alene få overladt dine personoplysninger som databehandler for Det Kgl. Bibliotek. I forbindelse med betaling og forsendelse videregiver vi personoplysninger til de tredjeparter som er nødvendige for at betalingen og forsendelsen gennemføres.

Indsamling ved brugerundersøgelser

Du kan blive inviteret til at deltage i vores brugertilfredshedsundersøgelser. Hvis du ønsker at deltage i en undersøgelse, beder vi om dit samtykke, såfremt dine personoplysninger indgår i din besvarelse. Det kan for eksempel være dit navn og din e-mail adresse. Oplysningerne anvendes ikke til andre formål og anonymiseres efter analyse af den konkrete undersøgelse. Nogle gange anvender vi tredjeparter som databehandlere og disse vil alene få overladt dine personoplysninger som databehandler for Det Kgl. Bibliotek.

Indsamling ved brugeroprettelse som låner

Hvis du ønsker at blive oprettet som bruger ved Det Kgl. Bibliotek har vi behov for visse personoplysninger for at kunne varetage biblioteksopgaven, som fastsat i Biblioteksloven. For universitetsstuderende og forskere, som er brugere af de universitetsbiblioteker, som varetages af Det Kgl. Bibliotek får vi videregivet dine oplysninger fra dit universitet og relevante hospital. Det drejer sig om navn, adresse, e-mail adresse, CPR nr., eventuelt tilhørsforhold til universitet og/eller hospital. For brugere af nationalbiblioteket er der behov for dit samtykke til låneroprettelse og personoplysninger. Det drejer sin om navn, adresse, e-mail adresse, CPR nr.

Indsamling ved benyttelse af bibliotekets fysiske og digitale ressourcer

Hvis du låner materialer eller anvender e-ressourcer registreres dette i din låner-profil. Desuden anvendes dine oplysninger i forbindelse med bestilling, kopibestilling, fremskaffelse, digitalisering og lån af trykt materiale fra bibliotekets samlinger. Oplysninger anvendes til drift af biblioteket og slettes efter faste retningslinjer i henhold til bibliotekslovens bestemmelser. Det Kgl. Bibliotek har dertil en række digitale samlinger, som kan tilgås af enkeltpersoner i henhold til licens med tredjeparter. Vi registrerer og videregiver oplysninger om din brug af sådanne digitale samlinger i henhold til de afrapporteringskrav, som de relevante tredjeparter har opstillet og til drift af samlingerne.

Indsamling ved henvendelse til bibliotek

Hvis du henvender dig til Det Kgl. Bibliotek, behandler vi dine personoplysninger for at kunne besvare din henvendelse. Dette indbefatter de oplysninger, du selv angiver i din henvendelse, herunder eksempelvis dit navn, e-mail adresse samt øvrige oplysninger, som måtte være nødvendige for at kunne besvare din henvendelse. Som led i vores behandling af din henvendelse kan det være nødvendigt at videresende dine personoplysninger internt i Det Kgl. Bibliotek til relevante faglige enheder. Nogle gange anvender vi tredjeparter som databehandleren og disse vil alene få overladt dine personoplysninger som databehandlere for Det Kgl. Bibliotek.

Indsamling ved upload af jobansøgning via hjemmeside

Hvis du søger en stilling ved Det Kgl. Bibliotek og uploader ansøgning, cv, eksamenspapirer, anbefalinger mv, vil vi behandle de indeholdte personoplysninger i henhold til danske regler fastsat under artikel 88 i EU's persondataforordning samt Kriminalregisterbekendtgørelsen. Vi har udarbejdet særskilt information om behandling af persondata til jobansøgere, som kan ses på vores hjemmeside.

Indsamling af personoplysninger ved bidrag til Det Kgl. Biblioteks samlinger

Hvis du ønsker at bidrage med dine personoplysninger til Bibliotekets samlinger, eksempelvis men ikke begrænset til ”Danmark set fra luften”, brevsamlingen og Folkemindesamlingen, sker det efter særskilte sektorspecifik lovgivning. Oplysningerne anvendes til arkivformål og slettes ikke.

Indsamling af personoplysninger ved TV-overvågning

Hvis du opholder dig ved Det Kgl. Biblioteks adresser og betjeningssteder indsamles der personoplysninger i form af TV-overvågning. Denne overvågning foretages i overensstemmelse med den til enhver tid gældende Lov om TV-overvågning.

Indsamling ved henvendelse vedrørende brugerforslag

Hvis du henvender dig til Det Kgl. Bibliotek med et forslag til anskaffelse af indkøb, behandler vi dine personoplysninger for at kunne besvare din henvendelse. Dette indbefatter de oplysninger, du selv angiver i din henvendelse, herunder eksempelvis dit navn, e-mail adresse, samt øvrige oplysninger, som måtte være nødvendige for at kunne besvare din henvendelse. Som led i vores behandling af din henvendelse kan det være nødvendigt at videresende dine personoplysninger internt i Det Kgl. Bibliotek til relevante faglige enheder. Al transport og opbevaring af dine oplysninger sker sikkert, og dine personoplysninger forlader på intet tidspunkt Det Kgl. Biblioteks systemer.

Indsamling ved tilmelding til undervisning og kurser

Hvis du ønsker at benytte Det Kgl. Biblioteks kurser og undervisningstilbud, behandles dit navn og din e-mail adresse i forbindelse med din tilmelding. Oplysningerne anvendes ikke til andre formål, med mindre du giver samtykke hertil i forbindelse med din tilmelding. Nogle gange anvender vi tredjeparter som databehandleren og disse vil alene få overladt dine personoplysninger som databehandler for Det Kgl. Bibliotek.

Fotografering og optagelser

Vi tager nogle gange billeder og videoer ved Det Kgl. Biblioteks adresser og betjeningssteder samt i forbindelse med vores arrangementer, og du kan derfor indgå i billeder og videoer hvis du opholder disse steder. Vi har udarbejdet særskilt information i form af retningslinjer for offentliggørelse af billeder og video ved Det Kgl. Bibliotek, som kan ses på vores hjemmeside.

Cookies

Vi bruger cookies på vores webtjenester. Du kan læse mere om vores brug af cookies i vores Cookie-politik, som du kan finde på vores hjemmeside.

Behandling af personoplysninger, som vi indsamler gennem cookies, er baseret på dit samtykke. Du kan læse mere om vilkårene for afgivelse af samtykke i afsnit 3 nedenfor.

Formålene med brug af information, som indsamles gennem cookies er:

• at følge, hvordan siderne på Det Kgl. Biblioteks hjemmesider anvendes, herunder blandt andet til udarbejdelse af statistik samt til at forbedre opbygningen af hjemmesiderne
• at afvikle driften af hjemmesiderne

Få yderligere information om Det Kgl. Biblioteks cookiepolitik her

3. Samtykke

Når du bruger vores hjemmeside og/eller brugerservices, indsamler og behandler vi i nogle tilfælde dine personoplysninger på baggrund af dit samtykke, jævnfør afsnit 2 ovenfor.

Vær opmærksom på, at du til enhver tid kan trække dit samtykke tilbage. Dette kan ske ved at kontakte os (se kontaktoplysninger i afsnit 9 nedenfor).

Hvis du trækker dit samtykke tilbage, vil vi stoppe behandlingen af dine personoplysninger, medmindre vi er berettigede eller forpligtede til at fortsætte behandlingen eller opbevaringen af dine personoplysninger på andet grundlag, herunder i henhold til lovgivningen.

Tilbagekaldelse af dit samtykke berører ikke lovligheden af den behandling, som er sket før tilbagekaldelse af samtykket.

Hvis du trækker dit samtykke tilbage, kan du muligvis ikke fuldt ud benytter de funktioner, som vi tilbyder på vores hjemmeside eller de services som Det Kgl. Bibliotek i øvrigt tilbyder.

4. Sikkerhed

Vi har implementeret passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at sikre et tilstrækkeligt sikkerhedsniveau. Dermed gør vi vores bedste for at sikre dine personoplysningers kvalitet og integritet. Vi gemmer dine personlige oplysninger på computere med begrænset adgang, som er placeret i kontrollerede faciliteter, og vores sikkerhedsforanstaltninger kontrolleres løbende for at afgøre, om vores brugeroplysninger håndteres forsvarligt, og under stadig hensyntagen til dine rettigheder som bruger. Vi kan dog ikke garantere 100% sikkerhed ved dataoverførsler via internettet. Det betyder, at der kan være en risiko for, at andre uberettiget tiltvinger sig adgang til oplysninger, når data sendes og opbevares elektronisk. Personoplysninger slettes eller anonymiseres løbende efterhånden som det formål, de blev indsamlet til, afsluttes.

Den hurtige udvikling af internettet betyder, at ændringer i vores behandling af personoplysninger kan blive nødvendige. Vi forbeholder os derfor ret til at opdatere og ændre nærværende retningslinjer for behandling af personoplysninger. Gør vi det, retter vi selvfølgelig datoen for "sidst opdateret" nederst på siden. I tilfælde af væsentlige ændringer giver vi dig besked i form af en synlig meddelelse på vores websites.

5. Dine rettigheder

Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi behandler om dig, med visse undtagelser, der er fastsat i lovgivningen.

Derudover kan du gøre indsigelse mod indsamling og videre behandling af dine personoplysninger. Derudover har du ret til berigtigelse af dine personoplysninger eller bede os om at begrænse behandlingen af dine personoplysninger.

Hvis du beder om det, vil vi slette de personoplysninger, som vi har registreret om dig uden unødigt ophold, medmindre vi kan fortsætte behandlingen på et andet grundlag, for eksempel hvis behandlingen er nødvendig for at kunne fastlægge et retskrav, eller hvis det er nødvendigt for at besvare en henvendelse fra dig. Såfremt dine oplysninger anvendes til et af formålene som beskrevet i afsnit 2, skal du være opmærksom på, at sletning kan medføre at den ønskede service ikke kan leveres.

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder som beskrevet ovenfor, er du velkommen til at kontakte os (se kontaktoplysninger i afsnit 8 nedenfor).

I forbindelse med henvendelser vedrørende dine rettigheder, beder vi dig give os tilstrækkelige oplysninger til, at vi kan behandle din henvendelse, herunder dit fulde navn og din e-mailadresse, så vi kan identificere dig og svare på din anmodning. Vi vil svare på din henvendelse hurtigst muligt og senest inden for en måned.

Hvis du er uenig i den måde, som vi behandler dine personoplysninger på, eller de formål, som vi behandler oplysningerne til, er du velkommen til at kontakte os. Du kan også indgive en klage til:

Datatilsynet
Borgergade 28, 5. Sal
1300 København K
Telefon 33 19 32 00
e-mail dt@datatilsynet.dk

6. Links til andre hjemmesider mv.

Vores hjemmeside kan indeholde links til andre hjemmesider. Vi er ikke ansvarlige for indholdet af andre hjemmesider (tredjeparts hjemmesider) eller for de procedurer sådanne tredjeparter har for indsamling og behandling af personoplysninger. Når du besøger en tredjeparts hjemmeside, bør du læse hjemmesideejerens privatlivspolitik og andre relevante politikker.

7. Sociale medier

Det Kgl. Bibliotek er til stede på en række sociale medier. Der henvises til de respektive sociale mediers privatlivspolitikker. Oplysninger som indsamles om dig ved besøg på sociale medier, gøres i meget begrænset omfang tilgængelig for Det Kgl. Bibliotek i anonymiseret form. Dette indbefatter eksempelvis anonymiseret besøgsstatistik.

Langt hovedparten af de personoplysninger, der behandles om dig, når du besøger en af Det Kgl. Biblioteks sider på sociale medier, indsamles og behandles alene af det sociale medie. Det Kgl. Bibliotek har ikke rådighed over eller adgang til disse oplysninger.

8. Ændringer af privatlivs- og persondatapolitikken

Vi forbeholder os retten til at ændre denne politik grundet væsentlige ændringer i lovgivningen, nye tekniske løsninger, nye eller forbedrede funktioner eller for at forbedre hjemmesiden.

9. Kontakt

Hvis du ønsker, at vi opdaterer, berigtiger eller sletter de personoplysninger, som vi har registreret om dig, eller hvis du har nogen spørgsmål til denne privatlivspolitik, kan du kontakte os som angivet nedenfor:

Det Kgl. Bibliotek
Søren Kierkegaards Plads 1
DK-1060 København K
Telefon: (+45) 33 47 47 47
E-mail: persondata@kb.dk

(Denne tekst er opdateret 11. november 2020)