Politik for bevaring af fysisk kulturarv

Dette dokument beskriver Det Kgl. Biblioteks politik for bevaring af fysisk kulturarv. Bevaring er en kerneopgave for biblioteket, hvor det overordnede formål er at sikre, at samlingerne bevares bedst muligt så de kan gøres tilgængelige og formidles til gavn og glæde for borgerne – nu og i fremtiden.

Politikken, der er udarbejdet i 2019, beskriver Det Kgl. Biblioteks mål for bevaringsarbejdet og de principper og metoder, som arbejdet bygger på. Den opdateres efter behov, men mindst hvert 4. år, og klarlægger dermed løbende mål og midler, så bevaringsarbejdet forbliver fokuseret og effektivt.

Politikken er målrettet Det Kgl. Biblioteks bevaringsfaglige medarbejdere og øvrige ansatte på Det Kgl. Bibliotek, der arbejder med forvaltning af de fysiske samlinger. Derudover henvender politikken sig til andre med interesse for, hvordan Det Kgl. Bibliotek udfolder bevaringsarbejdet.

Rammer og principper for bevaringsarbejdet

Lovhjemmel

I henhold til Pligtafleveringsloven skal Det Kgl. Bibliotek indsamle, bevare og give adgang til den del af kulturarven, der omfatter offentliggjorte værker af følgende type: monografier, tidsskrifter, småtrykaviser, lyd- og videoudgivelser, radio og tv udsendelser, udgivelser i mikroform, fotografiske udgivelser, udgivelser i punktskrift, kombinerede udgivelser, samt digitale værker på fysiske medier (1).

Udover pligtafleverede værker, indsamler, bevarer og formidler Det Kgl. Bibliotek også værker ud fra en museal synsvinkel i henhold til bibliotekets accessionspolitik (2), og med hjemmel i skiftende anmærkningsafsnit til Det Kgl. Biblioteks paragraf i Finansloven.

Organisering

Organisatorisk er ansvaret for bevaringsarbejdet placeret i Bevaringsafdelingen (3). Afdelingen ledes af Bevaringschefen, der har det overordnede ansvar for bevaringen af de fysiske samlinger, herunder for udarbejdelse af bevaringspolitikker, -strategier og -planer. Bevaringsarbejdet understøtter alle led i samlingsforvaltningen – indsamling, registrering, bevaring, tilgængeliggørelse, forskning og formidling – og udføres derfor i tæt samarbejde med bibliotekets øvrige afdelinger.

Samlingernes kulturelle værdi

Det er bibliotekets samlingsansvarlige, som har ansvaret for vurdering af samlingernes kulturelle værdi, herunder for de overordnede beslutninger vedrørende bevaring og kassation af samlinger og dele af samlinger. Den kulturelle værdi af de fysiske samlinger knytter sig til forskellige aspekter af de enkelte værker, herunder deres indholdsmæssige og materialemæssige værdi. Desuden kan den knytte sig til den originale emballage, opstilling m.m. Enhver bevaringsindsats sker med respekt for disse aspekter, så genstandenes autenticitet og kontekst sikres bedst muligt.

Samlingernes værdi kategoriseres overordnet set efter deres nationale betydning:

1. Enestående national betydning (ENB)
2. Væsentlig national betydning (VNB)
3. Regional/lokal national betydning
4. Mindre betydning

Denne kategorisering danner det overordnede grundlag for prioritering og tilrettelæggelse af bevaringsarbejdet (4).

Materialetyper

De fysiske samlinger, som Det Kgl. Bibliotek er forpligtiget til at bevare, omfatter en række forskellige materialetyper, herunder bøger, tidsskrifter, småtryk, aviser, håndskrifter, arkivalier, musikalier, grafik, fotografier, kort, glober samt analoge lyd- og videooptagelser. For fysiske samlinger, der kræver teknisk udstyr og programmer for at kunne gengives, som for eksempel lydoptagelser, er sikring af adgang til den nødvendige teknologi også omfattet af bevaringsforpligtigelsen.

Samlinger, der indeholder digital information på fysiske medier, som for eksempel DAT-bånd, CD’er, harddiske og USB-enheder udgør et særligt tilfælde. Her har afdelingen Digital Kulturarv ansvaret for bevaringen af informationen lagret på disse medier, og for udarbejdelsen af bevaringsplaner (5), mens Bevaringsafdelingen har ansvaret for bevaringen af de fysiske medier samt eventuel emballage og andre tilhørende fysiske materialer.

Som udgangspunkt bevarer Det Kgl. Bibliotek samlingsmateriale i den form biblioteket oprindeligt har modtaget det i, dvs. at de fysiske samlinger bevares i fysiske magasiner. Det kan af bevaringsmæssige grunde være nødvendigt at kopiere informationen fra det originale fysiske materiale eller lagringsmedie til Det Kgl. Biblioteks digitale bevarings- og forvaltningssystemer.

Prioritering af bevaringsindsatser

Bevaringsarbejdet bygger på en overordnet prioritering af indsatserne ud fra samlingernes og de enkelte genstandes værdi, efterspørgslen på dem og deres bevaringstilstand. De samlingsmæssige forhold inddrages i forbindelse med planlægning, gennemførelse og evaluering af bevaringsindsatser, så arten og omfanget af indsatserne løbende tilpasses samlingernes behov.

Genstandene i samlingerne består af forskellige materialer, som for eksempel papir, læder og foto, der nedbrydes hurtigere eller langsommere afhængigt af deres specifikke materialemæssige sammensætning og opbevaringsmiljøet. Derfor prioriterer biblioteket at forlænge samlingernes levetid gennem et kontrolleret bevaringsmiljø. Kolde, tørre og rene magasiner hæmmer den naturlige nedbrydning, og forebygger mikrobiologisk vækst og forekomsten af skadedyr.

Bevaringsarbejdet skal således prioritere at forebygge og minimere skader gennem en bred præventiv indsats rettet mod alle bevaringsværdige samlinger. Konservering og bevaringsdigitalisering er typisk mere ressourcekrævende per genstand end præventive bevaringsindsatser, og disse indgreb er derfor forbeholdt særligt værdifulde genstande eller betinget af efterspørgsel.

Sikring af god bevaringspraksis

Bevaringsarbejdet bygger på internationale standarder og god praksis, og inddrager viden fra den nyeste forskning og udvikling inden for området. Dette sikres ved, at medarbejderne deltager i nationale og internationale forskningsprojekter, standardiseringsarbejde, konferencer og andre fora, hvor der udveksles bevaringsfaglig viden og erfaringer. Desuden sker det ved en løbende udvikling af kompetencer inden for bevaringsområdet, såsom teknikhistorie, materialeegenskaber og -nedbrydning, indbinding, konservering, digitalisering og præventive indsatser, så medarbejderne kan løse bevaringsopgaverne på et højt fagligt niveau.

For at øge forståelsen for genstandenes materialitet inddrages analyser, hvor det kan bidrage til bevaring, fortolkning eller formidling af bibliotekets genstande.

Der træffes beslutninger i biblioteket og i det omgivende samfund, som direkte eller indirekte kan berøre samlingernes bevaring. Disse konsekvensanalyseres, så effekten på samlingernes tilstand og levetid er afdækket og kendt af beslutningstagerne.

Bevaringsplaner udgør en central del af bevaringsarbejdet og er med til at dokumentere indsatser. Bevaringsplanerne udarbejdes så vidt muligt i forbindelse med modtagelse af nye samlinger og ved gennemgang af eksisterende samlinger. Med udgangspunkt i en beskrivelse af samlingen og hvordan den ønskes anvendt klarlægges bevaringsrisici og deres konsekvenser, og der fastlægges en handlingsplan.

Bevaringsindsatser

Det Kgl. Bibliotek skelner mellem følgende typer af bevaringsindsatser:

• Forebyggende bevaring
• Udstilling og læsesal
• Beredskab
• Konservering og indbinding
• Digitalisering og digital sikring til bevaringsformål

Forebyggende bevaring dækker over tiltag, der har til formål at imødegå at materialerne nedbrydes, for eksempel gennem god praksis for magasinering og emballering eller gennem vejledning i hvordan det er bedst at håndtere materialerne. Udstilling og læsesal omfatter aktiviteter, der har til formål at sikre bedst mulige bevaringsbetingelser for samlinger i forbindelse med udstilling og brug på læsesale. Beredskab omfatter de aktiviteter, der sikrer at ulykker og katastrofer i forhold til kulturarven forebygges og afhjælpes. Konservering og indbinding er indsatser, der griber ind i og modificerer de enkelte genstande, så de stabiliseres og beskyttes mod yderligere nedbrydning. Digital sikring og digitalisering er indsatser, der er rettet mod sikring af informationsindholdet på det fysiske materiale gennem overførelse af informationen (i fysisk eller digital form) til Det Kgl. Bibliotek’s digitale bevaringssystemer.

I de følgende afsnit beskrives de enkelte bevaringsindsatser og der henvises til forskellige typer af dokumentation, som kravspecifikationer, retningslinjer, standarder og andet, der understøtter indsatsen.

Forebyggende bevaring

Forebyggende bevaring skal forsinke nedbrydning af genstande uden, at der sker en behandling eller indgriben i selve genstanden. Det forebyggende arbejde indarbejdes i alle bibliotekets processer, hvor genstandene indgår, startende fra accession til udlån og under opbevaring i magasin.

Nedbrydning af genstandene sker både kemisk og fysisk. For at bevare materialet længst muligt sikres bedst mulige opbevaringsbetingelser mens det fysiske slid forebygges ved varsom håndtering overalt hvor genstandene er i brug, proces eller transport.

Bevaringsafdelingen godkender og rådgiver om kvalitet og valg af emballage, etiketter, stempelblæk mm., som anvendes i bibliotekets samlinger.

Accession og mærkning

For at tilvejebringe et grundlag for beslutning om accession skal en samlingsansvarlig vurdere samlingens værdi i sammenhæng med bevarings- og konserveringsomkostninger forbundet med fremtidig bevaring. I videst muligt omfang vurderer en bevaringsfaglig medarbejder, forud for en beslutning, materialets tilstand, bevaringsmæssige forhold omkring tilgængeliggørelse, langtidsbevaring og digitalisering af informationen.

Hvis Det Kgl. Bibliotek beslutter at accessionere materialet, indgår det herefter i en arbejdsgang for modtagelse af materialer. Som en del af denne arbejdsgang vurderer en bevaringsfaglig medarbejder, om genstanden eller samlingen skal rengøres, konserveres, emballeres, bevaringskopieres osv. Desuden vurderes ud fra materialetypen, hvilken klimazone, der er velegnet til magasinering, samt evt. krav til luftkvalitet og fysisk opstilling.

Opbevaringsmiljø

Magasinbygninger skal være af en kvalitet, som sikrer langtidsbevaring af samlingerne bedst muligt (6) (7) (8). Magasinerne skal være dimensioneret således, at klima, lys- og luftkvalitet bedst muligt sikrer materialernes stabilitet. For at sikre langtidsbevaring af alle samlinger, sorteres de så vidt muligt efter materialernes stabilitet, for eksempel placeres bøger trykt på surt papir køligere end bøger trykt på moderne permanent papir. Forbedring af magasinforholdene for de mest udsatte samlinger under nuværende forhold, prioriteres forud for de mere stabile samlinger. Det bevaringsfaglige personale bidrager med kravspecifikationer til klima, luftkvalitet og lys ved tilgang af nye samt af eksisterende magasinlokaler og vejleder ved indkøb af egnet inventar og emballage til opbevaring. Luftkvalitet og klima i magasiner monitoreres, dokumenteres skriftligt og evalueres løbende sammen med relevante samarbejdspartnere. Ved indflytning i nye magasiner sikres det, at samlingerne er i en bevaringsmæssig forsvarlig rengjort stand. Der udføres rengøring i magasinerne i intervaller tilpasset behovet. Der gennemføres løbende magasintilsyn, herunder skadedyrs monitorering, for at sikre, at de bevaringsmæssige forhold er i orden. Bevaringsmæssige udfordringer ved magasinbygninger og deres drift evalueres løbende i samarbejde med biblioteks ansvarlige for bygningsdrift. Eksempelvis kan reducering af bibliotekets energiforbrug og miljøpåvirkning understøttes af levetidsberegninger for samlingerne således, at reduktionen maksimeres uden, at det har signifikant indflydelse på genstandenes levetid.

Samlingernes klima- og/eller lysfølsomme genstande skal kunne anvendes af bibliotekets brugere og ansatte, med mindst mulig risiko for skader og uden signifikant negativ ændring af levetiden. Dette gælder både ved brug (udlån, læsesal og udstilling), under proces (digitalisering, konservering, fotografering etc.) og under transport. Samlingerne bør ikke udsættes for risikable klimaudsving. Hvis der er risiko for skader på grund af ændringer i luftfugtigheden (risiko for fysiske skader) eller temperaturen (risiko for kondens), emballeres så genstanden beskyttes herimod. Nødvendige materialer, til forhindring af kondens og/eller klimaudsving, er til rådighed for transportørerne ved kontakt til Bevaringssektionen. Det bevaringsfaglige personale formidler bevaringsrelevante instrukser, hjælpemidler og arbejdsgange til medarbejdere, der arbejder med opgaver, hvor klimaændringer kan skade genstandene. Genstande skal altid tilbage i magasin, når de ikke er i brug.

Emballering og omemballering

Udsatte eller særlig værdifulde genstande emballeres for at beskytte mod fysisk slidtage og mod skadevirkninger fra det omgivende miljø. Emballering af udsatte genstande prioriteres forud for de mere stabile. Der anvendes langtidsholdbare emballeringsmaterialer, som ikke kompromitterer langtidsbevaringen af genstandene (10) (11) (12). Der foretages en afvejning af genstandenes historie og bevaringsmæssige behov og konsekvenser ved enhver omemballering. Det bevaringsfaglige personale godkender materiale til emballering – om nødvendigt via materialetest, og bistår med viden om emballeringsløsninger ved projekter i samlingerne. Alle store formater skal emballeres.

Original emballage bevares i det omfang den har kulturel værdi og ikke skader genstanden. Hvis den oprindelige emballage har værdi, men af bevaringsmæssige årsager ønskes udskiftet, kan emballagen, eller repræsentative eksempler, bevares adskilt fra samlingen. En anden mulighed er at beskrive og/eller fotodokumentere den oprindelige emballage og herefter kassere den.

Udstilling og læsesal

Udstilling internt og eksternt foregår til enhver tid med mindst mulig risiko for de udstillede genstande i henhold til gældende interne vejledninger og internationale retningslinjer (13) (14) (15) (16). Inddragelse af bevaringsfaglig ekspertise er derfor vigtigt så tidligt som muligt i planlægningsfasen. Tilstand og krav til udstillingsbetingelser vurderes af en bevaringsfaglig medarbejder for alle genstande, der udlånes fra bibliotekets samlinger til andre institutioners udstillinger. En bevaringsfaglig medarbejder dokumenterer tilstand og specificerer særlige krav ved udlån af genstande og undersøger om en genstands tilstand, materialeopbygning og lysfølsomhed tillader udstilling under de specificerede udstillingsvilkår. Bevaringsafdelingen sikrer, at udstillingsforholdene er bedst mulige for genstandene inden for de givne rammer. Bevaringsfaglige medarbejdere håndterer og monterer desuden genstande til udstilling samt godkender og rådgiver om egnede materialer til udstillingsopbygning.

Når bibliotekets genstande håndteres på læsesal af bibliotekspersonale og brugere, skal det ske med mindst mulig risiko for skader. Bevaringsafdelingen vejleder om håndtering af genstande på læsesal. Bevaringsfaglige udfordringer evalueres løbende i samarbejde med læsesalsansvarlige medarbejdere.

Beredskab

Formalisering af beredskabet gennem ansvarsfordeling og beskrivelse af arbejdsgange er udarbejdet på institutionsniveau i Det Kgl. Biblioteks Beredskabsplan. Bevaringsfagligt personale er en del af biblioteks samlede beredskab, hvor hændelser forbygges og håndteres, sådan at skadevirkninger på bibliotekets genstande undgås eller begrænses. Bevaringsfagligt personale vurderer skadens art og omfang, valg af behandlingsmetode og behandlingssted. Derigennem sikres det, at biblioteksmaterialet sorteres, pakkes og mærkes, så det mest effektivt kan reddes.

Beredskabskasser er placeret på strategiske steder, således at en bevaringsrettet indsats kan ske hurtigt og med mindst mulige skader. Ansatte i Bevaringsafdelingen har en grundkompetence i beredskabsarbejde og viden om beredskab vedligeholdes og opdateres løbende gennem øvelser eller andre aktiviteter.

Konservering og indbinding

Konservering skal sikre, at bibliotekets genstande bliver bevaret og kan formidles i deres fysiske form. Konserveringsarbejde prioriteres på baggrund af materialernes værdi eller, hvor det er efterspurgt, for eksempel i forbindelse med brug (udlån, læsesal, udstilling, digitalisering). Dette gælder for både enkeltgenstande og for hele samlinger. Indsatsen prioriteres og diskuteres løbende mellem bevaringsfagligt personale og samlingspersonale.

Indbinding af tidsskrifter beskytter ved håndtering og sikrer mod bortkomst af de enkelte hæfter. Andre løse hæfter og læg indbindes, hvis der er et bevaringsmæssigt behov.

Konserveringsmetoder og materialer

Al konservering udføres så den enkelte genstand i videst mulig omfang fremstår autentisk, og alle informationer bevares bedst mulig. For at fremdrage historisk værdifulde informationer kan der benyttes undersøgelsesmetoder fra såvel de tekniske, naturvidenskabelige og humanistiske fag.

Alle indgreb sker på baggrund af forudgående undersøgelser af genstanden og dens kontekst, veletablerede metoder og med passende dokumentation af indgrebet. Bevaringsindsatsen dokumenteres i Bevaringsbasen i form af en konserveringsjournal, der bevares som metadata tilknyttet genstanden for fremtidig reference.

Materialer til konservering vælges ud fra kvalitet og egenskaber. Kendskab til genstandens materialemæssige egenskaber og samspillet med de tilførte materialer er afgørende for at vælge den bedste behandling ud fra en samlet vurdering.

Dokumentation af konserveringsarbejde

Da konserveringsbehandling i større eller mindre grad påvirker en genstands tilstand og originale karakteristika, skal væsentlige ændringer dokumenteres. Niveauet af dokumentation fastlægges ud fra i hvor høj grad indgrebet påvirker genstandens autenticitet. Dokumentation kan ske ved hjælp af foto, tekst og relevante analyser. Tilstand og karakteristika beskrives og dokumenteres før, efter og eventuelt under konserveringsprocessen, og der argumenteres i konserveringsrapporten for de valg der træffes. Der skal i konserveringsjournalen bl.a. argumenteres for den valgte konserveringsløsning. Dette gøres for at sikre, at alle aspekter af forebyggende bevaring er taget i betragtning, og at eventuelle indgreb er begrænset til, hvad der er nødvendigt. Systematisk dokumentation af konserveringsmetoder kan bidrage med viden til fremtidig videreudvikling og forskning indenfor området (17).

Indbinding

Indbinding sker på grundlag af veletablerede håndværksteknikker og standarder for langtidsholdbare indbindinger (18). Herigennem sikres det, at bogen er holdbar ved gentagen brug.

Digital sikring og digitalisering til bevaringsformål

Hvis informationen på en fysisk genstand eller et lagringsmedie er truet, kan informationen kopieres og overføres til Det Kgl. Biblioteks digitale forvaltnings- og bevaringssystemer. En sådan indsats kan bestå i en:

• digitalisering af (analog) information på fysiske medier, som for eksempel tekst på papir eller lydoptagelser på spolebånd
• sikring af digital information på eksterne fysiske medier, som for eksempel data på floppydiske

Digital sikring og digitalisering til bevaringsformål anvendes typisk i tilfælde, hvor det fysiske materiale enten er stærkt nedbrudt og ustabilt, eller hvis det udstyr, der skal bruges til aflæsning af informationen, er truet af teknologisk forældelse eller manglende viden om, hvordan man anvender det. Indsatsen anvendes også, hvis det er uforholdsmæssigt dyrt at bevare informationen i fysisk form, eller hvis man gennem kopiering bedre er i stand til at understøtte bibliotekets forvaltnings- og/eller formidlingsformål. Endelig anvendes digitalisering til at beskytte skrøbelige, særligt værdifulde eller hyppigt efterspurgte genstande mod brug, eller som en ekstra sikring i forbindelse med udlån af genstande.

Ved digitalisering til bevaringsformål er målet at fremstille en autentisk (troværdig) kopi, som brugerne kan have lige så stor tillid til, som de har til det originale værk. Det betyder, at kopierne så vidt muligt skal bevare værkernes signifikante karakteristika, og at kopierne skal have de fornødne beskrivende, tekniske og administrative metadata. Endelig skal kopierne være egnede til bevaring og formidling i Det Kgl. Biblioteks systemer.

Det er den samlingsansvarlige, som træffer den overordnede beslutning om, hvorvidt en samling skal sikres/digitaliseres, og om originalmaterialet herefter skal bevares i fysisk magasin eller kasseres.

Ved digitalisering af todimensionelle fysiske værker, som for eksempel bøger, arkivalier og fotografiske materialer følger Det Kgl. Bibliotek den internationale standard ISO 19264-1 (19). Herudover er der udarbejdet en række interne dokumenter, der understøtter Det Kgl. Biblioteks arbejde med planlægning og gennemførelse af denne form for digitalisering.

Noter

1. Lov om pligtaflevering af offentliggjort materiale

2. Det Kgl. Biblioteks accessionspolitik

3. Bevaringsafdelingen

4. Kategoriseringen er baseret på rapporten ’Udredning om bevaring af kulturarven’, Kulturministeriet, 2003, ISBN: 87-7960-040-9

5. Det Kgl. Bibliotek's politik for digital bevaring og strategi for digital bevaring,

6. ISO 11799:2015. Information and documentation -- Document storage requirements for archive and library materials

7. CEN EN 16893:2018 Conservation of Cultural Heritage - Specifications for location, construction and modification of buildings or rooms intended for the storage or use of heritage collections.

8. 2015 ASHRAE Handbook - Heating, Ventilating, and Air-Conditioning Applications

9. Stefan Michalsk (2000) i; Guidelines for Humidity and Temperature for Canadian Archives. Technical Bulletin, Canadian conservation Institute

10. ISO 18902:2013 Imaging materials -- Processed imaging materials -- Albums, framing and storage materials

11. ISO 16245:2009 Information and documentation -- Boxes, file covers and other enclosures, made from cellulosic materials, for storage of paper and parchment documents

12. ISO 9706:1994 Information and documentation -- Paper for documents -- Requirements for permanence

13. Z39-79-2001 Environmental Conditions for Exhibiting Library and Archival Materials

14. ICA Guidelines on Exhibiting Archival Materials (2006)

15. CIE157-2004 Control of Damage to Museum Objects by Optical Radiation

16. DS/CEN TS 16163:2014 Conservation of Cultural Heritage – Guidelines and procedures for choosing appropriate lighting for indoor exhibitions

17. ICOM’s etiske regelsæt for bevaringsindsatser

18. DS/ISO 11800:2000 Information og dokumentation – Krav til indbindingsmaterialer og – metoder til bogproduktion

19. ISO 19264-1:2021 Photography, Archiving systems, Imaging systems quality analysis, Part 1: Reflective originals.